Project Kickoffs: Maak het leven gemakkelijker door goed te starten

Het goed opzetten van een project is een enorme factor die u tijd bespaart. De start van een project omvat meestal het begrijpen van de vereisten van de klant en het doorrekenen van de tijdlijnen voor de verschillende fasen. Deze scopingfase houdt het volgende in: klantintroductie, het maken van een lijst met functies en een overeenkomst met de klant over hoe lang u gaat duren om het project te voltooien. De onderstaande methoden zijn iets dat ik aan het begin van mijn proces nuttig heb gevonden bij het ontwerpen van digitale toepassingen, maar ze kunnen worden toegepast op elk project waaraan u werkt.

Introducties van klanten

Eerste indrukken zijn alles. Wanneer u de klant voor het eerst ontmoet, fysiek of via audio- / videogesprekken, helpt het om een ​​lijst met vragen klaar te hebben die u inzicht geven in hun achtergrond, verwachtingen, productvereisten en de technische beperkingen die u moet volgen. Enkele vragen die u kunt stellen zijn:

1. 1Kun je me meer vertellen over jezelf en hoe je een deel van dit project / bedrijf bent geworden?
2. 2Wat is jouw visie voor jouw bedrijf?
3. 3Wat is de maatstaf voor succes voor dit project?
4. 4Kun je uitleggen wie je doelgroep is en welke waarde je aan hen geeft?

Dit zijn alleen maar om u op weg te helpen, het helpt ook om een ​​vragenlijst naar de cliënt te sturen, zodat u een overzicht hebt van de antwoorden die zij bieden.

Vergaderingen opnemen

If the client will allow it, record your initial interactions with them — these don’t have to be video recordings, just audio will do. A recording lets you look back at all the small details the client mentions when they walk you through their product or vision. It helps to make notes from the recording as well, if you have the time, write up and sending over minutes of meetings to the client, this is a good way to keep track of what happens in each interaction.

A MoM (minutes of meeting) doc should list out all the major points of discussion; open points which need a response from the client can be included at the bottom of the document. I’ve found that documenting requirements as much as possible in the initial stages helps when you get into designing the application.

Feature Lists

Applications, especially ones meant for enterprises are typically packed with features, some of these features may not be clearly defined by the client when they sign up for the project. To bring everyone on the same page, it helps to define a feature list. If there is no feature list, work with the client to create one. A feature list should contain: the feature name, a short description of the feature and if you are working on a web and mobile application — list out how the feature will translate from web to mobile.

A feature list for a recruitment application may look something like this:

Creating this on Google Sheets will help you collaborate with your client, to seal scope you can freeze the features in this document and if any major changes come along — you can refer back to this with the client to see how these changes affect the app’s ecosystem.

This document will help you roughly estimate how long each feature would take. Something basic like Sign Up/Create Account will take lesser time than a resume builder which can have multiple user flows. By making the feature list descriptive, you’ll be able to accurately estimate how long the project will take you.

I find it helpful to layout features in a spreadsheet over days and weeks, which mostly looks like this:

Timeline based on feature list

This sheet works as my project planner for deliverables, I primarily keep this spreadsheet private and let clients know all the features that I’ll submit over the week. I also generally allow a 1 or 2 week buffer while working to accommodate any drastic change requests clients may have.

Getting into the process of documenting project kickoffs and estimating time is a mutable process, as you do more work, try to keep track of the things that made your life easier and saved you time. If you do come across something that helps you, please let me know in the comments below!

Examples of the google spread sheets can be found here: Feature List and Feature Timeline. Thanks for reading!

Speciale dank aan Shashank Sahay en Prerna Pradeep voor het proeflezen en voorstellen van een titel.

Dit verhaal is gepubliceerd in Noteworthy , waar dagelijks meer dan 10.000 lezers komen om meer te weten te komen over de mensen en ideeën die de producten vormen waar we van houden.

Volg onze publicatie om meer product- en ontwerpverhalen te zien die worden aangeboden door het Journal- team.